S&P Computersysteme GmbH

Rapport de projet: ekz Bibliotheksservice

La société ekz.bibliotheksservice GmbH, spécialisée dans les services aux bibliothèques, propose un éventail de solutions couvrant l’ensemble des besoins des bibliothèques. Cela comprend : 

  • l’ameublement
  • les équipements et accessoires
  • la technique de bibliothèque
  • les médias

Le besoin se faisait sentir de réorganiser à fond les flux de matériel dans le domaine des médias – surtout livres, jeux et supports audio – pour mieux répondre aux attentes du marché. Un des buts principaux du projet était une accélération des livraisons associée à une baisse des coûts.

Les missions lors de la phase d‘études étaient :

  • une réduction des temps de rotation de 20 %
  • la suppression des stocks
  • l’optimisation des tournées
  • le passage au mode prélèvement-emballage (Pick and pack) pour la préparation de commandes
  • une meilleure transparence à tous les niveaux

Les solutions appliquées touchent l’ensemble de la chaîne livraison :

  • approvisionnement
  • stockage
  • réception de marchandises
  • production
  • préparation de commandes
  • expédition

Approvisionnement

Le principe de l’approvisionnement en flux poussé pour les médias a été introduit. Cela nécessite un traitement précis des commandes client, mais aussi une grande rapidité et sécurité dans les livraisons des fournisseurs, ce qui est assuré par des contrats adéquats avec les maisons d’édition et les centres de distribution. 

Stockage

L’approvisionnement en flux poussé a rendu les stocks presque superflus, supprimant ainsi les coûts de stockage.

Réception de marchandises

La réduction du nombre d’opérations de traitement suppose une allocation précise des titres et de chaque exemplaire à la commande client correspondante. Cette tâche importante est effectuée dès l’entrée en stock, de même que le contrôle et la saisie des données de base, ainsi que l’étiquetage de chaque exemplaire avec un code barres 2D. Celui-ci alloue déjà de façon explicite l’exemplaire au client. Les exemplaires pour les processus de fabrication spécifiques demandés par les clients sont préparés dans la zone de réception de marchandises.

Production

La production comprend différents types et diverses lignes, parmi lesquels on distingue principalement des médias 

  • mis sous film rétractable
  • cousus et mis sous film rétractable
  • reliés avec
  • et sans jaquette de protection. 

Les lignes de production ont été réaménagées pour garantir un flux matériel ininterrompu et rectiligne de la réception jusqu’au produit fini. Parallèlement, des installations de production ont été remplacées ou complétées pour atteindre le niveau de qualité et la vitesse de livraison souhaités. 

Tri

Après la production, tous les exemplaires arrivent sur une trieuse.

Dans une première étape, les exemplaires sont automatiquement pré-triés d’après l’importance de la commande (grosse ou normale). Pour les commandes de taille normale, la deuxième étape du tri se fait en mode manuel, mais avec assistance système.  Derrière les aiguillages de sortie, des scanners lisent à nouveau le code barres de chaque exemplaire. Cela permet au système d’indiquer à l’opérateur le carton client dans lequel il doit conditionner l’exemplaire. Les cartons client sont stockés dans un rayonnage à tablettes muni d’une installation Pick-by-light. La dépose de produits est assistée par des voyants lumineux montés sur les compartiments. Chaque dépose doit être validée.

Traitement spécial

Un des services spécialisés proposés par ekz.bibliotheksservice GmbH est la finition « prêt au prêt » qui permet aux bibliothèques de proposer tous les médias au prêt sans traitement supplémentaire. Cette étape s’effectue de façon homogène pour chaque carton et est directement intégrée dans le processus. Il est de plus possible d’y ajouter un étiquetage RFID.

Sortie de stock

Une zone de traitement centrale concentre les étapes suivantes : étiquetage, édition et inclusion du bon de livraison précis, fermeture.

L’équipe projet de ekz.bibliotheksservice GmbH a reçu, tout au long des phases de conception, d’étude de détail des processus et de prise en main, l’assistance de IWL AG, une société d’étude et de conseil d’Ulm (Allemagne).

S&P Computersysteme GmbH a livré le logiciel d’application pour le tri et le stockage des livres et l’a connecté au système hôte, elle a livré aussi les systèmes serveurs sous Linux, le système Pick-to-light ainsi que tout l’équipement des postes de travail composé d’ordinateurs à écrans tactiles et de scanners digitaux 2D. Les zones de débord ont été de plus équipées de terminaux mobiles de saisie des données MC9060 avec réseau Wi-Fi et scanners 2D.